Dle zákona č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách stanovuje základní sazby pro výpočet cestovních náhrad Vyhláška č. 496 MPSV z 9. 12. 2005, která je každoročně v prosinci aktualizovaná.
Pro výpočet cestovného je třeba předložit následující doklady:
- kopii velkého technického průkazu
- osoba, která na cestu vyjela musí být v nějakém smluvním vztahu s plátcem (pracovní smlouva, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti, jejíž součástí je ustanovení, že zaměstnanec souhlasí s vysláním na pracovní cestu), pokud není, doporučujeme sepsat alespoň pověření (viz příloha)
- případně i účet za pohonné hmoty z příslušného období (nepovinné)
Pro výpočet je třeba znát následující údaje:
SPOTŘEBA (průměrná spotřeba vozidla na 100 km) - zjistí se výpočtem průměrné spotřeby z velkého technického průkazu v řádku 54 (tj. součtem tří uvedených čísel a jeho následným vydělením třemi)
CENA PHM (cena pohonných hmot za litr) - stanoví se buď dle paragonu z čerpací stanice, pokud není k dispozici tak z Vyhlášky dle následujícího sazebníku:
Speciál 91 30,10 Kč/litr
Normal 91 29,50 Kč/litr
Super 95 30,40 Kč/litr
Super plus 98 34,40 Kč/litr
nafta / diesel 29,50 Kč/litr
OPOTŘEBENÍ (náhrada za používání silničních motorových vozidel) - činí 3,80 Kč/km
POČET UJETÝCH KILOMETRŮ - doporučujeme zjistit dle tachometru vozidla nebo dle mapy - pomoci může též vyhledávač cest
Výsledná sazba cestovní náhrady s počítá podle následujících dvou vzorců:
SPOTŘEBA x CENA PHM
-------------------------------------- + 3,8 = SAZBA ZA KILOMETR
100
SAZBA ZA KILOMETR x POČET UJETÝCH KILOMETRŮ = VÝSLEDEK
První uvedený výpočet uveďte na spodní část cestovního příkazu.
Mimoto vyhláška stanovuje též sazby stravného, které si ale může zaměstnavatel upravit vlastním interním předpisem. Proto tyto sazby neuvádíme. Sazba stravného ale nesmí být vyšší, než je stanovená ve Vyhlášce.